Waarschuwing bij verzenden

Mijn werk bestaat onder meer uit het versturen van facturen voor diensten die we hebben geleverd. Dagelijks verstuur ik handmatig e-mails met daarin bijlagen in pdf-formaat. Soms vergeet ik een bijlage mee te sturen, waardoor ik achteraf alsnog een mailtje erachteraan moet sturen met de bijlage. Dat komt de klantvriendelijkheid niet ten goede. Is er een manier waarop ik een waarschuwing in kan krijgen wanneer ik een e-mail zonder bijlage probeer te versturen?

Gesteld door: Daan

Dat is mogelijk, maar of het voor jou ook werkt is afhankelijk van welke e-mailclient of -dienst je gebruikt. Ik leg de stappen uit voor Google Gmail, Outlook.com en de Outlook-app van Office. Eerst Gmail. Google kan automatisch op basis van de inhoud van je mailbericht een melding tonen dat er geen bijlage aan je bericht hangt. Het doet dat door de inhoud van je mailberichten te scannen op bepaalde woorden. Typ je bijvoorbeeld in je bericht Zie bijlage, dan zal Gmail automatisch een melding tonen met de vraag of het bericht niet had moeten worden verstuurd met een bijlage.

Zinnen waar Gmail op aanslaat zijn ‘zie bijlage’, ‘zie de bijlage’, ‘bijgevoegd bestand’ en ‘ik heb bijgevoegd’. Helaas kun je die standaardzinnen niet aanpassen, dus als je andere berichten typt, heb je hier niet zoveel aan.

Ook Outlook.com kent een gelijkwaardige functie, die je vaak zelf moet aanzetten. Dat doe je als volgt: open Outlook.com in de browser, ga naar de instellingen (via het tandwieltje) en vervolgens naar Alle instellingen weergeven. Zet onder Bijlagen een vinkje bij Waarschuw me wanneer ik een bericht verzend waarin de bijlage mogelijk ontbreekt. In dit geval slaat Outlook.com aan op de woorden ‘bijlage’ en ‘bijgevoegd’. Gebruik je juist Outlook als onderdeel van Office, dan ga je naar Bestand en Opties. Ga vervolgens naar het onderdeel E-mail, scrol een stukje naar beneden en zet een vinkje bij Waarschuwen wanneer ik een bericht verzend waarin mogelijk een bijlage ontbreekt.